Vì sao nên chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện?

Thành lập văn phòng đại diện là gì?

Để mở rộng quy mô và tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng, thành lập văn phòng đại diện đang là nhu cầu của nhiều doanh nghiệp. Trước khi tìm hiểu dịch vụ này cần tìm hiểu thông tin hữu ích về khái niệm và chức năng của nó.

Khái niệm văn phòng đại diện

Thành lập văn phòng đại diện là việc một công ty (công ty mẹ) mở ra một văn phòng tại một địa điểm khác, thường là ở một quốc gia hoặc khu vực khác ngoài nơi trụ sở chính của công ty. Văn phòng đại diện không phải là một đơn vị kinh doanh độc lập mà là một phần của công ty mẹ, thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty mẹ trong một phạm vi hạn chế, dưới sự ủy quyền công ty mẹ.

Chức năng văn phòng đại diện

Văn phòng liên lạc: Chức năng đầu tiên đó chính là cung cấp điểm liên lạc cho doanh nghiệp với các đối tác, khách hàng hay thị trường tại vùng đó.

Nghiên cứu cung cấp thông tin: Văn phòng đại diện thực hiện hoạt động nghiên cứu để hiểu thị trường, đối tác tiềm năng, từ đó cung cấp thông tin hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quảng báo, tiếp cận thị trường và tìm kiếm đối tác mới.

Hỗ trợ doanh nghiệp: Văn phòng đại diện còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường và tìm kiếm các đối tác mới có tiềm năng, điều này giúp cho công ty mẹ tăng cường mạng lưới kinh doanh và mở rộng quy mô hoạt động.

Rà soát và phát hiện hành vi xâm phạm: thực hiện việc rà soát thị trường và phát hiện các hành vi xâm phạm, ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập phòng đại diện hoạt động đúng pháp luật và không vị phạm quy định, doanh nghiệp  cần tuân thủ các điều kiện quan trọng sau đây:

Thời điểm thành lập

Nhiều người cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện ngay từ lúc thành lập công ty để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên cần lưu ý rằng, văn phòng chỉ được thành lập sau khi công ty mẹ thành lập, không được thành lập song song cùng  lúc.

Đặt tên cho văn phòng

Tên văn phòng đại diện phải được đặt theo quy định của pháp luật, bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện."

Tìm kiếm địa chỉ trụ sở

Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể hoặc nhà chung cư, phải tuân theo quy định của pháp luật có đầy đủ các đơn vị hành chính từ số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện

Thành lập văn phòng đại diện là một quyết định quan trọng của doanh nghiệp khi muốn mở rộng hoạt động tại một địa điểm hoặc là quốc gia khác. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm khi doanh nghiệp cân nhắc thành lập văn phòng đại diện:

Ưu điểm

Hỗ trợ giao dịch: Văn phòng đại diện có thể hỗ trợ trong việc xúc tiến và thực hiện giao dịch với các đối tác địa phương, điều này góp phần giúp doanh nghiệp tăng cường mối quan hệ kinh doanh và triển khai các dự án.

Tiết kiệm thủ tục liên quan đến thuế và lệ phí môn bài: Văn phòng đại diện không phải thực hiện các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế và không cần nộp lệ phí môn bài, giúp giảm phần nào gánh nặng về tài chính và thủ tục cho doanh nghiệp.

Địa điểm linh hoạt: Doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập văn phòng đại diện cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc thậm chí tại nước ngoài, tùy vào mục tiêu của việc thành lập và nguồn tài chính hiện có.

Thăm dò thị trường và quảng bá thương hiệu: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới, thăm dò thị trường và quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành khác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng kinh doanh.

Hình ảnh thương hiệu: Một văn phòng đại diện tại một quốc gia khác có thể làm tăng uy tín và hình ảnh thương hiệu công ty trong mắt khách hàng và đối tác.

Nhược điểm

Giới hạn hoạt động kinh doanh: Văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động kinh doanh, giới hạn doanh nghiệp trong việc mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động kinh doanh, điều này làm giảm sự linh hoạt trong mọi hoạt động.

Quyền ký kết hợp đồng: Trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện trong các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện (ký hợp đồng cho thuê nhà văn phòng, hợp đồng lao động..)

Thủ tục khi thay đổi địa điểm: Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ, gây ra một số phiền toái trong thủ tục.

Quản lý từ xa: Quản lý văn phòng từ xa có thể gặp khó khăn và đòi hỏi cần có mô hình quản lý hiệu quả để đảm bảo hoạt động được thực hiện một cách trơn tru.

Hồ sơ cần có thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập một văn phòng đại diện, bạn cần chuẩn bị một số hồ sơ và giấy tờ cần thiết. Dưới đây là danh sách những hồ sơ thông thường cần có:

Thông báo thành lập

Đây là tài liệu chính thức thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện với thông tin đầy đủ: bao gồm tên và địa chỉ của văn phòng đại diện, tên công ty mẹ, thông tin liên hệ, mục đích và hoạt động dự kiến của văn phòng này.

Biên bản họp về việc thành lập

Đây là bản ghi chép chi tiết về cuộc họp giữa các bên liên quan đến quá trình thành lập văn phòng này. Biên bản nên bao gồm thông tin về ngày giờ tổ chức họp, các bên tham gia, các vấn đề đã thảo luận và quyết định được đưa ra. Đối với công ty CP và công ty TNHH 2 thành viên trở lên cần có biên bản này.

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu

Trong trường hợp đối với người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty, cần có quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền

Đối với một số quốc gia, có thể yêu cầu công ty mẹ cung cấp giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho văn phòng đại diện. Điều này là để xác nhận nguồn gốc và quyền hạn của văn phòng đại diện trong quá trình hoạt động.

Giấy tờ tùy thân quan trọng khác

Bao gồm bảng công chức CCCD/ Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện và người thực hiện việc nộp hồ sơ đã được giới thiệu/ ủy quyền.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Tùy thuộc vào quy định quốc gia hoặc khu vực mà quy trình thành lập sẽ có những khác biệt. Tuy nhiên bạn cũng có thể tham khảo quy trình cơ bản sau:

Bước 1: Đăng ký kinh doanh

Bước đầu tiên trong việc thành lập đó là chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh của quốc gia hoặc khu vực mà bạn muốn hoạt động.

Bước 2: Tìm địa điểm và thủ tục thuê văn phòng

Sau khi đăng ký kinh doanh, cần phải tìm địa điểm phù hợp để mở văn phòng đại diện và thực hiện các thủ tục thuê văn phòng. Nên chọn những địa điểm thuận lợi chẳng hạn như vị trí trung tâm, giao thông thuận tiện, đảm bảo an ninh…

Bước 3: Đăng ký thuế

Khi bạn muốn hoạt động kinh doanh trong một quốc gia hoặc khu vực cụ thể, bạn phải đăng ký thuế với cơ quan thuế của địa phương đó để được cấp mã số thuế.

Bước 4: Đăng ký với các cơ quan chức năng

Liên hệ và đăng ký với các cơ quan chức năng có liên quan tùy theo lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện, chẳng hạn như Bộ công thương, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, hoặc các cơ quan quản lý ngành khác để được cấp giấy phép hoạt động.

Bước 5: Lập hồ sơ đăng ký VPĐD

Cần lập hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện và gửi đến cơ quan chức năng quản lý đăng ký văn phòng đại diện để được cấp giấy phép hoạt động.

Bước 6: Chờ cấp giấy phép hoạt động

Chờ đợi và làm các thủ tục theo yêu cầu (chỉnh sửa nếu sai sót) của cơ quan quản lý để hoàn tất quá trình cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện.

Bước 7: Thực hiện các thủ tục sau khi được cấp giấy phép

Sau khi được cấp giấy phép, thực hiện các thủ tục khác như đăng ký với các cơ quan chức năng khác để hoạt động hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu pháp luật, khắc dấu, treo biển.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, cần thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng tại nước ngoài và nộp thông tin về văn phòng đại diện cho cơ quan ĐKKD tại Việt Nam.

Vì sao chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện?

Việc tự chuẩn bị hồ sơ và đăng ký VPĐD khá phức tạp, cần tìm hiểu kỹ lưỡng các quy định yêu cầu. Trong lúc này việc lựa chọn dịch vụ thành lập văn phòng là sự lựa chọn tốt nhất mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời cho người đại diện như:

Tiết kiệm thời gian công sức

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện có thể phức tạp và tốn nhiều thời gian. Sử dụng dịch vụ từ công ty chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và sức lực, vì những công việc này sẽ được các chuyên gia chăm sóc.

Tiết kiệm chi phí

Thông qua dịch vụ, doanh nghiệp chỉ phải trả một khoản phí cố định hoặc phí dựa trên dịch vụ cụ thể mà họ cần. Điều này có thể tiết kiệm chi phí so với việc tuyển dụng và duy trì nhân viên chuyên nghiệp riêng để thực hiện công việc này.

Hỗ trợ pháp lý tài chính

Công ty cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cũng sẽ hỗ trợ pháp lý và tài chính, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định và điều kiện cần thiết của khu vực nơi văn phòng đại diện được thành lập, hạn chế sai phạm pháp luật.