NỘI DUNG CHÍNH
Thực tế, nhiều chủ doanh nghiệp không sai vì cố tình bỏ nghĩa vụ thuế. Họ sai đơn giản vì không biết việc nào phải làm trước, việc nào chỉ cần thực hiện khi phát sinh.
Ví dụ, một công ty vừa thành lập có thể chưa bán được đơn hàng nào nhưng vẫn cần chuẩn bị chữ ký số, tài khoản giao dịch thuế điện tử, hệ thống hóa đơn, chế độ kế toán và cách lưu chứng từ.
Ngược lại, có những việc chỉ phát sinh khi doanh nghiệp bắt đầu thuê nhân viên, mua tài sản, bán hàng hoặc trả tiền cho nhà cung cấp.
Vì vậy, đừng hiểu checklist 30 việc dưới đây là “30 loại thuế phải nộp”. Đây là 30 đầu việc cần rà soát để thiết lập hệ thống kế toán - thuế ban đầu, trong đó có việc bắt buộc, việc cần chuẩn bị và việc chỉ áp dụng nếu doanh nghiệp có phát sinh.
Một lưu ý nữa: lệ phí môn bài không còn là nghĩa vụ phải thực hiện từ năm 2026. Nghị quyết 198/2025/QH15 chấm dứt việc thu, nộp lệ phí môn bài từ ngày 01/01/2026; Nghị định 362/2025/NĐ-CP cũng đã bãi bỏ các quy định cũ về lệ phí môn bài. Vì vậy, doanh nghiệp thành lập năm 2026 không cần đưa “khai và nộp lệ phí môn bài” vào kế hoạch công việc.
1. Kiểm tra toàn bộ thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Kiểm tra tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ và ngành nghề kinh doanh. Nếu phát hiện sai thông tin, nên xử lý sớm thay vì để đến khi xuất hóa đơn hoặc ký hợp đồng mới phát hiện.
2. Kiểm tra tình trạng mã số thuế và thông tin quản lý thuế
Doanh nghiệp cần xác định thông tin đăng ký thuế đã đầy đủ và có thể thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế hay chưa.
3. Mua và kích hoạt chữ ký số
Chữ ký số là công cụ dùng để ký hồ sơ điện tử với cơ quan thuế và thực hiện nhiều giao dịch điện tử khác. Không có chữ ký số, doanh nghiệp sẽ rất khó vận hành các thủ tục thuế trực tuyến.
4. Đăng ký và kiểm tra tài khoản giao dịch thuế điện tử
Đừng chỉ mua chữ ký số rồi để đó. Hãy kiểm tra khả năng đăng nhập, gửi hồ sơ và nhận thông báo điện tử từ cơ quan thuế.
5. Mở tài khoản thanh toán cho doanh nghiệp
Nên tách dòng tiền kinh doanh khỏi tiền cá nhân ngay từ đầu. Việc này giúp kế toán dễ đối chiếu doanh thu, chi phí, khoản thanh toán và các giao dịch liên quan đến vốn.
6. Thiết lập quy trình sử dụng tài khoản ngân hàng
Quy định rõ ai được chuyển tiền, ai duyệt giao dịch và chứng từ nào phải đi kèm từng khoản chi. Đây là việc nhỏ nhưng giúp giảm rất nhiều giao dịch “không biết hạch toán thế nào” sau này.
7. Chuẩn bị chứng từ chứng minh việc góp vốn
Nếu doanh nghiệp có nhiều thành viên/cổ đông, cần theo dõi việc góp vốn đúng theo cam kết và lưu lại chứng từ liên quan. Không nên chỉ ghi nhận “đã góp vốn” trên sổ sách nhưng không có căn cứ giao dịch.
8. Làm con dấu và quy trình quản lý con dấu nếu doanh nghiệp có sử dụng
Doanh nghiệp cần chủ động quy định ai quản lý, sử dụng con dấu và trong trường hợp nào. Không nên để việc ký hồ sơ, hợp đồng, chứng từ được thực hiện tùy tiện giữa nhiều người.
9. Treo biển hiệu tại trụ sở
Biển hiệu không phải là một nghiệp vụ kế toán, nhưng là việc doanh nghiệp mới nên xử lý sớm để thông tin thực tế tại trụ sở phù hợp với hồ sơ đăng ký và thuận tiện khi làm việc với cơ quan quản lý.
10. Lưu một bộ hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
Tạo một thư mục riêng, cả bản giấy và bản điện tử, gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, hồ sơ thành lập, giấy tờ của người đại diện và các tài liệu liên quan.
Đây là giai đoạn nhiều doanh nghiệp chủ quan nhất. Công ty chưa có doanh thu không có nghĩa là có thể bỏ qua toàn bộ việc chuẩn bị thuế.
11. Xác định phương pháp tính thuế GTGT
Thuế GTGT (giá trị gia tăng) có phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp. Theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, phương pháp khấu trừ áp dụng với cơ sở kinh doanh đáp ứng điều kiện luật định, trong đó có trường hợp doanh nghiệp tự nguyện áp dụng; doanh nghiệp có doanh thu dưới ngưỡng luật định có thể thuộc phương pháp trực tiếp nếu không thuộc trường hợp tự nguyện khấu trừ.
Vì vậy, không nên mặc định “công ty mới thành lập thì đương nhiên kê khai khấu trừ”. Cần xác định theo mô hình và điều kiện thực tế của doanh nghiệp.
12. Xác định kỳ kê khai thuế phù hợp
Doanh nghiệp cần xác định các sắc thuế và kỳ khai tương ứng để lập lịch theo dõi ngay từ đầu. Không nên chờ đến khi gần hạn mới hỏi kế toán “tháng này có phải nộp tờ khai gì không?”.
13. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Từ 01/07/2026, hóa đơn điện tử được điều chỉnh theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần xác định mình thuộc loại hóa đơn điện tử nào và hoàn tất thủ tục đăng ký trước khi phát sinh nhu cầu lập hóa đơn.
14. Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Đừng chỉ nhìn giá. Cần kiểm tra khả năng kết nối với phần mềm kế toán, lưu trữ dữ liệu, hỗ trợ xử lý hóa đơn sai sót và khả năng đáp ứng quy định hiện hành.
15. Thiết lập quy trình xuất hóa đơn
Quy định rõ: khi nào xuất hóa đơn, ai cung cấp thông tin cho kế toán, ai kiểm tra nội dung và ai chịu trách nhiệm cuối cùng.
Đây là bước rất quan trọng vì hóa đơn không nên là việc kế toán “tự đoán” sau khi kinh doanh đã phát sinh.
16. Thiết lập tài khoản và phần mềm kế toán
Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán hoặc thuê đơn vị dịch vụ thực hiện. Quan trọng nhất là phải có nơi ghi nhận, kiểm soát và truy xuất các giao dịch phát sinh.
17. Xác định chế độ kế toán áp dụng
Doanh nghiệp cần xác định chế độ kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động. Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, Thông tư 133/2016/TT-BTC là một trong các văn bản hướng dẫn chế độ kế toán cần được xem xét; doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng chế độ khác thì thực hiện theo quy định tương ứng.
18. Thiết lập hệ thống tài khoản kế toán
Nói đơn giản, đây là “bộ khung” để kế toán biết tiền, hàng hóa, công nợ, doanh thu, chi phí và các khoản khác của công ty được ghi nhận ở đâu.
19. Xây dựng quy trình tiếp nhận chứng từ
Mỗi khoản thu, chi, mua hàng, bán hàng nên có bộ chứng từ đi kèm. Nếu ngay từ tháng đầu tiên chứng từ đã thất lạc, đến cuối năm rất khó khôi phục đầy đủ.
20. Thiết lập quy trình kiểm tra hóa đơn đầu vào
Không nên có suy nghĩ “hóa đơn nhà cung cấp gửi thì cứ lưu”. Kế toán cần kiểm tra thông tin người bán, nội dung hàng hóa/dịch vụ, giá trị, thời điểm lập hóa đơn và các điều kiện liên quan trước khi đưa vào hạch toán.
21. Lập danh sách tài sản ban đầu của doanh nghiệp
Máy tính, máy móc, thiết bị, phương tiện hoặc tài sản khác đưa vào hoạt động cần được xác định nguồn hình thành và hồ sơ chứng minh.
22. Xây dựng quy trình quản lý công nợ
Theo dõi riêng tiền phải thu khách hàng và tiền phải trả nhà cung cấp. Công ty mới thường ít giao dịch nên rất dễ chủ quan, nhưng chính giai đoạn này là lúc tốt nhất để tạo thói quen quản lý công nợ.
23. Thiết lập quy trình quản lý chi phí
Mỗi khoản chi nên trả lời được 3 câu hỏi: chi cho việc gì, có chứng từ gì và doanh nghiệp có thực sự phát sinh khoản chi đó hay không.
24. Chuẩn bị hồ sơ lao động nếu bắt đầu tuyển người
Nếu doanh nghiệp có người lao động, cần chuẩn bị hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự, bảng lương và các thủ tục liên quan đến bảo hiểm, thuế TNCN theo trường hợp thực tế.
25. Thiết lập quy trình tính và trả lương
Tách tiền lương của chủ doanh nghiệp, người lao động và các khoản chi cá nhân. Đây là điểm các công ty nhỏ rất dễ làm lẫn.
26. Kiểm tra nghĩa vụ khấu trừ và kê khai thuế TNCN
Nếu doanh nghiệp phát sinh trả thu nhập thuộc diện phải khấu trừ thuế TNCN, cần thiết lập quy trình ngay từ tháng đầu tiên thay vì đợi cuối năm mới tổng hợp.
27. Thiết lập lịch kê khai thuế định kỳ
Tạo một lịch chung cho doanh nghiệp, trong đó có các mốc kê khai, nộp thuế, quyết toán và báo cáo liên quan. Thời hạn cụ thể phải căn cứ kỳ khai và quy định đang áp dụng tại thời điểm phát sinh.
28. Thiết lập lịch lập báo cáo tài chính và quyết toán cuối năm
Không nên đợi đến cuối năm mới bắt đầu nghĩ đến báo cáo tài chính. Ngay từ tháng đầu tiên, dữ liệu phải được ghi nhận và lưu trữ theo cách có thể dùng để lập báo cáo sau này.
29. Thiết lập hệ thống lưu trữ và sao lưu chứng từ
Nên có ít nhất hai lớp lưu trữ: hồ sơ giấy khi cần thiết và dữ liệu điện tử được phân loại rõ ràng. Các chứng từ quan trọng nên có bản sao lưu để tránh mất dữ liệu khi máy tính hỏng hoặc tài khoản bị lỗi.
30. Chốt người chịu trách nhiệm kế toán - thuế
Đây là việc cuối cùng nhưng cực kỳ quan trọng. Chủ doanh nghiệp cần biết rõ ai chịu trách nhiệm theo dõi thuế, hóa đơn, chứng từ, sổ sách và các deadline.
Có thể là kế toán nội bộ, kế toán trưởng theo trường hợp áp dụng hoặc đơn vị dịch vụ kế toán. Điều quan trọng là phải có một người chịu trách nhiệm chính, không để tình trạng “tôi tưởng bên kia làm rồi”.
Không có doanh thu không đồng nghĩa với không có nghĩa vụ quản lý thuế. Doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị hệ thống tài khoản, hóa đơn, chứng từ, kế toán và lịch theo dõi nghĩa vụ.
Làm như vậy khiến việc đối chiếu dòng tiền và chứng minh bản chất giao dịch khó hơn rất nhiều.
Đến khi cần hạch toán chi phí hoặc kiểm tra lại giao dịch, doanh nghiệp mới phát hiện nhà cung cấp không thể xuất hóa đơn hoặc chứng từ không phù hợp.
Đây là lỗi khá phổ biến. Khi nghiệp vụ đã phát sinh, việc xử lý hóa đơn có thể phức tạp hơn nhiều so với việc thiết lập quy trình ngay từ đầu.
Chứng từ càng để lâu càng dễ thất lạc, thiếu thông tin hoặc không còn nhớ giao dịch thực tế là gì.
Công ty dịch vụ, công ty thương mại, công ty sản xuất, công ty có nhân viên, công ty chưa hoạt động… có thể có những nghĩa vụ hoàn toàn khác nhau. Checklist chỉ là bước rà soát ban đầu, không thay thế việc xác định nghĩa vụ theo tình huống thực tế.
Nếu doanh nghiệp mới thành lập, chưa có giao dịch và chủ doanh nghiệp có thời gian tìm hiểu, bạn có thể tự chuẩn bị một số việc như mở tài khoản, mua chữ ký số, xây dựng quy trình lưu hồ sơ.
Nhưng nếu doanh nghiệp bắt đầu có doanh thu, hóa đơn đầu vào, nhân viên, tiền lương, tài sản, công nợ hoặc giao dịch nhiều, việc thuê kế toán hoặc dịch vụ kế toán sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro bỏ sót.
Đặc biệt, nếu chủ doanh nghiệp không có chuyên môn kế toán - thuế, không nên chỉ tìm một người “biết làm tờ khai”. Một hệ thống kế toán tốt phải theo dõi được tiền - hóa đơn - chứng từ - công nợ - chi phí - thuế - báo cáo xuyên suốt quá trình hoạt động.
Từ 01/07/2026, Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 đã có hiệu lực và hệ thống hóa đơn điện tử cũng được điều chỉnh bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đây là lý do doanh nghiệp thành lập mới trong giai đoạn hiện nay càng không nên sử dụng các checklist kế toán cũ mà không kiểm tra lại quy định hiện hành.
Doanh nghiệp mới thành lập năm 2026 có phải nộp lệ phí môn bài không?
Không. Từ ngày 01/01/2026, việc thu, nộp lệ phí môn bài đã được chấm dứt. Vì vậy doanh nghiệp thành lập trong năm 2026 không phải lập hồ sơ và nộp lệ phí môn bài cho năm 2026.
Doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu có cần làm kế toán không?
Có. Chưa phát sinh doanh thu không có nghĩa là doanh nghiệp không cần tổ chức công tác kế toán, lưu chứng từ và theo dõi nghĩa vụ thuế. Mức độ công việc sẽ phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã phát sinh giao dịch hay chưa.
Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải mua chữ ký số không?
Doanh nghiệp cần có phương tiện phù hợp để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế và các thủ tục điện tử liên quan. Chữ ký số là công cụ phổ biến được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích này.
Bao lâu sau khi thành lập thì phải đăng ký hóa đơn điện tử?
Không nên hiểu là cứ thành lập doanh nghiệp là phải lập hóa đơn ngay. Doanh nghiệp cần xác định loại hóa đơn điện tử mình thuộc diện sử dụng và hoàn tất đăng ký trước khi phát sinh nhu cầu lập hóa đơn. Từ 01/07/2026, việc này thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Doanh nghiệp mới thành lập có được tự chọn phương pháp tính thuế GTGT không?
Không phải trường hợp nào cũng được tự chọn. Luật Thuế GTGT quy định điều kiện áp dụng phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp; trong đó có trường hợp doanh nghiệp được tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.
Công ty mới thành lập chưa có nhân viên có cần làm hồ sơ lao động không?
Nếu chưa phát sinh quan hệ lao động thì không nên áp dụng máy móc toàn bộ checklist về lao động. Khi bắt đầu tuyển và sử dụng người lao động, doanh nghiệp cần rà soát các nghĩa vụ về hợp đồng, tiền lương, bảo hiểm và thuế TNCN tương ứng.
Có thể tự làm kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập không?
Có thể nếu giao dịch đơn giản và người thực hiện có đủ kiến thức. Tuy nhiên, khi bắt đầu phát sinh nhiều hóa đơn, nhân viên, công nợ hoặc giao dịch phức tạp, nên cân nhắc sử dụng kế toán chuyên môn hoặc dịch vụ kế toán để hạn chế sai sót.
Nội dung trên mang tính tham khảo và được rà soát theo quy định được xác định là đang áp dụng tại thời điểm thực hiện bài viết. Quy định về thuế, kế toán và hóa đơn có thể tiếp tục được sửa đổi; doanh nghiệp nên kiểm tra quy định tại thời điểm thực hiện và liên hệ đơn vị chuyên môn để được tư vấn theo tình huống thực tế.
Các bài viết khác
Dịch vụ khai thuế ban đầu 
Dịch vụ báo cáo tài chính 
Dịch vụ làm sổ sách kế toán 
Dịch vụ hoàn thuế 
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện 
Dịch vụ thành lập công ty cổ phần 
Dịch vụ thành lập công ty vốn nước ngoài 
