Bảo hiểm xã hội

Với nhiều doanh nghiệp, BHXH thường được xem là một công việc hành chính định kỳ: có nhân viên thì báo tăng, nhân viên nghỉ thì báo giảm, hàng tháng lập hồ sơ và nộp tiền. Nhưng trên thực tế, đây là một trong những nhóm nghĩa vụ dễ phát sinh sai sót nhất trong quan hệ lao động.

Một doanh nghiệp mới thành lập có thể chưa biết chính xác khi nào nghĩa vụ BHXH bắt buộc phát sinh, nhân sự nào thuộc diện tham gia, hồ sơ đăng ký ban đầu cần chuẩn bị ra sao. Doanh nghiệp đang hoạt động lại có thể gặp những lỗi khác: kê khai thiếu lao động, xác định sai tiền lương làm căn cứ đóng, báo tăng hoặc báo giảm không đúng, xử lý hồ sơ thai sản – ốm đau chậm, hoặc chưa hoàn tất thủ tục khi người lao động nghỉ việc.

Đáng chú ý, từ ngày 01/07/2025, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 đã mở rộng đáng kể phạm vi người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời làm rõ hơn cách xác định tiền lương làm căn cứ đóng. Từ ngày 01/01/2026, Luật Việc làm năm 2025 tiếp tục có những thay đổi quan trọng đối với bảo hiểm thất nghiệp. Điều đó có nghĩa là cách doanh nghiệp từng làm trước đây chưa chắc đã phù hợp với quy định hiện hành.

BHXH không đơn thuần là một thủ tục kế toán. Đây là nghĩa vụ gắn trực tiếp với quyền lợi của người lao động và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp. Một sai sót kéo dài có thể không chỉ làm phát sinh nghĩa vụ truy đóng mà còn dẫn đến khiếu nại, tranh chấp và ảnh hưởng đến quá trình giải quyết các chế độ bảo hiểm cho người lao động.

KHI NÀO DOANH NGHIỆP BẮT BUỘC PHẢI ĐĂNG KÝ VÀ ĐÓNG BHXH?

Đây là câu hỏi đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp lần đầu tuyển dụng lao động.

Theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Quy định cũng được áp dụng đối với trường hợp hai bên sử dụng tên gọi khác cho thỏa thuận nhưng bản chất có việc làm có trả công, tiền lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.

Như vậy, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào tên gọi của giấy tờ để quyết định có đóng BHXH hay không. Cần xem xét bản chất quan hệ làm việc, thời hạn và nội dung thỏa thuận.

Doanh nghiệp mới thành lập cần lưu ý gì?

Ngay khi bắt đầu sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp cần xác định:

• Người lao động có thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc hay không.
• Loại hợp đồng đã ký và thời hạn hợp đồng.
• Thông tin nhân thân, mã số BHXH và tình trạng tham gia trước đó của người lao động.
• Tiền lương, phụ cấp và các khoản bổ sung có liên quan.
• Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
• Thời điểm phát sinh nghĩa vụ và thời hạn kê khai hồ sơ.

Theo hướng dẫn thủ tục hiện hành, người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai, nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Đây là điểm doanh nghiệp mới thành lập rất dễ bỏ qua: không nên chờ đến khi công ty hoạt động ổn định, có doanh thu hoặc có bộ máy kế toán hoàn chỉnh mới bắt đầu kiểm tra nghĩa vụ BHXH.

Những nhóm lao động cần đặc biệt kiểm tra

Ngoài nhóm lao động theo hợp đồng từ đủ 01 tháng, Luật BHXH 2024 còn mở rộng đối tượng tham gia bắt buộc, trong đó có một số nhóm như:

• Người làm việc không trọn thời gian nếu đáp ứng điều kiện luật định.
• Một số người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn và chức danh quản lý thuộc phạm vi luật quy định.
• Một số chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh.
• Một số trường hợp làm việc dưới tên gọi khác nhưng bản chất là quan hệ lao động.

Do đó, doanh nghiệp không nên áp dụng máy móc nguyên tắc “không phải nhân viên chính thức thì không cần đóng”.

BỘ BHXH DOANH NGHIỆP PHẢI ĐÓNG GỒM NHỮNG GÌ?

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gọi chung toàn bộ khoản phải đóng là “BHXH”. Tuy nhiên, khi quản lý lao động, cần tách từng loại bảo hiểm để xác định đúng nghĩa vụ và quyền lợi.

1. Bảo hiểm xã hội bắt buộc

BHXH bắt buộc liên quan trực tiếp đến nhiều chế độ an sinh của người lao động như:

• Chế độ ốm đau.
• Chế độ thai sản.
• Chế độ hưu trí.
• Chế độ tử tuất.
• Các chế độ liên quan đến tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo hệ thống pháp luật tương ứng.

Theo Luật BHXH 2024, tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc được cấu thành từ quỹ ốm đau, thai sản và quỹ hưu trí, tử tuất. Đối với người lao động thuộc nhóm thông thường trong doanh nghiệp, phần người lao động đóng vào BHXH là 8% tiền lương làm căn cứ đóng; phần người sử dụng lao động đóng vào BHXH là 17,5%, trong đó bao gồm phần đóng vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo quy định.

2. Bảo hiểm y tế

BHYT giúp người lao động tiếp cận các quyền lợi khám, chữa bệnh theo phạm vi và điều kiện pháp luật quy định.

Mức đóng BHYT phổ biến đối với người lao động thuộc nhóm do doanh nghiệp và người lao động cùng đóng là 4,5% tiền lương tháng làm căn cứ, trong đó thông thường người lao động đóng 1,5% và người sử dụng lao động đóng 3%. Quy định hiện hành về BHYT đã được cập nhật bởi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật BHYT số 51/2024/QH15 và Nghị định số 188/2025/NĐ-CP.

3. Bảo hiểm thất nghiệp

BHTN hỗ trợ người lao động khi mất việc hoặc thất nghiệp và còn gắn với các chính sách tư vấn, giới thiệu việc làm, đào tạo, nâng cao kỹ năng nghề.

Từ ngày 01/01/2026, Luật Việc làm số 74/2025/QH15 có hiệu lực. Luật mới quy định mức đóng BHTN của người lao động và người sử dụng lao động tối đa bằng 1% theo căn cứ luật định. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi quy định áp dụng tại từng thời điểm thay vì mặc định mọi năm đều giữ nguyên một cách máy móc.

Tóm tắt tỷ lệ đóng phổ biến

Khoản bảo hiểm	Người lao động	Doanh nghiệp
BHXH	8%	17,5%
BHYT	1,5%	3%
BHTN	tối đa 1% theo quy định hiện hành	tối đa 1% theo quy định hiện hành
Tổng phần phổ biến	10,5%	21,5%

Đối với lao động Việt Nam thuộc nhóm thông thường, tổng tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc phổ biến hiện nay là 10,5% phía người lao động và 21,5% phía người sử dụng lao động.

Lưu ý: Tỷ lệ trên không nên được áp dụng cho mọi trường hợp một cách tuyệt đối. Một số nhóm lao động, chức danh hoặc trường hợp đặc thù có cách xác định đối tượng, tiền lương và trách nhiệm đóng riêng.

KHUNG PHÁP LÝ ĐIỀU CHỈNH BHXH DOANH NGHIỆP

BHXH doanh nghiệp không được điều chỉnh bởi một văn bản duy nhất. Doanh nghiệp phải theo dõi đồng thời nhiều nhóm quy định.

Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024

Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 được ban hành ngày 29/06/2024 và có hiệu lực từ 01/07/2025. Đây là văn bản pháp lý trung tâm hiện nay đối với BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện và nhiều nội dung liên quan đến đối tượng, căn cứ đóng, mức đóng, chế độ và trách nhiệm của các bên.

Luật Việc làm năm 2025

Luật Việc làm số 74/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026, trong đó có các quy định mới về bảo hiểm thất nghiệp. Doanh nghiệp thực hiện BHXH đồng thời phải kiểm tra nghĩa vụ BHTN theo luật mới, đặc biệt về đối tượng tham gia, căn cứ đóng và trách nhiệm hoàn tất nghĩa vụ khi người lao động chấm dứt hợp đồng.

Luật Bảo hiểm y tế và văn bản sửa đổi

Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật BHYT số 51/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025. Nghị định số 188/2025/NĐ-CP tiếp tục hướng dẫn chi tiết một số nội dung về BHYT.

Nghị định hướng dẫn BHXH bắt buộc

Nghị định số 158/2025/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc, có hiệu lực từ 01/07/2025. Văn bản này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp xác định đối tượng tham gia và tiền lương làm căn cứ đóng.

Quy định về chậm đóng, trốn đóng

Nghị định số 274/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 30/11/2025, quy định chi tiết một số nội dung về chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN cũng như khiếu nại, tố cáo về BHXH.

Lưu ý về xử phạt: Do quy định xử phạt trong lĩnh vực lao động và BHXH có thể được sửa đổi, thay thế theo từng thời kỳ, bài viết này không đưa ra mức tiền phạt cụ thể. Doanh nghiệp cần xác định hành vi, thời điểm vi phạm và văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm xử lý.

TIỀN LƯƠNG ĐÓNG BHXH: KHÔNG PHẢI CỨ “LƯƠNG CƠ BẢN” LÀ ĐÚNG

Một trong những sai sót phổ biến nhất là doanh nghiệp tự quy ước: “Lương cơ bản là 7 triệu thì chỉ đóng BHXH trên 7 triệu.”

Cách hiểu này có thể không đúng.

Đối với người lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương, theo điều kiện pháp luật quy định.

Nghị định 158/2025/NĐ-CP tiếp tục hướng dẫn cách xác định các thành phần này. Một số khoản phúc lợi, chế độ khác được tách riêng và không đáp ứng điều kiện là tiền lương làm căn cứ đóng thì không mặc nhiên cộng vào căn cứ đóng.

Vì vậy, để xác định đúng số tiền phải đóng, doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời:

• Hợp đồng lao động.
• Phụ lục hợp đồng.
• Quy chế tiền lương.
• Bảng lương.
• Cách thức chi trả thực tế.
• Tính chất của từng khoản phụ cấp, bổ sung.
• Quy định BHXH đang có hiệu lực.

Đây chính là lý do việc tính BHXH không nên chỉ dựa trên một con số “lương cơ bản” trong bảng tính lương.

BẢNG PHÂN CÔNG: DOANH NGHIỆP LÀM GÌ, KẾ TOÁN SAO VIỆT LO GÌ?

Đầu việc	Doanh nghiệp cung cấp	Kế toán Sao Việt thực hiện
Đăng ký BHXH lần đầu	Thông tin doanh nghiệp, lao động, hợp đồng	Kiểm tra điều kiện, chuẩn bị và thực hiện hồ sơ
Báo tăng lao động	Thông tin nhân viên mới	Kiểm tra đối tượng, căn cứ đóng và thực hiện báo tăng
Báo giảm lao động	Quyết định/thông tin nghỉ việc	Kiểm tra thời điểm, thực hiện báo giảm và theo dõi kết quả
Điều chỉnh thông tin	Thông tin thay đổi	Đối chiếu dữ liệu và thực hiện hồ sơ điều chỉnh
Theo dõi tiền đóng	Bảng lương, biến động lao động	Đối chiếu tiền lương, số phải đóng và tình trạng hồ sơ
Chốt sổ khi nghỉ việc	Thông tin chấm dứt HĐLĐ	Thực hiện thủ tục xác nhận quá trình đóng
Hồ sơ ốm đau	Chứng từ y tế theo trường hợp	Kiểm tra hồ sơ, lập và theo dõi thủ tục
Hồ sơ thai sản	Hồ sơ của người lao động	Kiểm tra điều kiện, lập và theo dõi hồ sơ
Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp	Hồ sơ sự việc và chứng từ liên quan	Hỗ trợ kiểm tra hồ sơ và phối hợp xử lý theo quy định
BHTN	Thông tin lao động, tiền lương	Theo dõi nghĩa vụ BHTN cùng quá trình BHXH

Doanh nghiệp vẫn là bên chịu trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác. Đơn vị dịch vụ không thể thay thế trách nhiệm của người sử dụng lao động đối với người lao động. Vai trò của đơn vị chuyên môn là giúp doanh nghiệp kiểm tra, chuẩn hóa, thực hiện thủ tục và phát hiện rủi ro trước khi sai sót kéo dài.

QUY TRÌNH THỰC HIỆN DỊCH VỤ BHXH TẠI KẾ TOÁN SAO VIỆT

Bước 1: Tiếp nhận thông tin lao động

Doanh nghiệp cung cấp thông tin cơ bản về người lao động, hợp đồng, mức lương, thời điểm bắt đầu làm việc và các thay đổi liên quan.

Bước 2: Kiểm tra điều kiện và đối tượng

Không phải cứ có tên trong danh sách nhân sự là áp dụng cùng một cách đóng. Sao Việt kiểm tra từng trường hợp để xác định:

• Có thuộc diện BHXH bắt buộc hay không.
• Có thuộc diện BHTN, BHYT hay không.
• Hình thức hợp đồng.
• Căn cứ tiền lương.
• Trường hợp đặc thù nếu có.

Bước 3: Đăng ký hoặc báo tăng, giảm

Sau khi dữ liệu được kiểm tra, hồ sơ được chuẩn bị và thực hiện theo quy trình của cơ quan BHXH.

Bước 4: Theo dõi hàng tháng

BHXH không kết thúc sau hồ sơ đăng ký ban đầu.

Doanh nghiệp có thể phát sinh nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, tăng giảm tiền lương, nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, điều chỉnh thông tin hoặc thay đổi chức danh.

Vì vậy, dữ liệu lao động và dữ liệu BHXH cần được đối chiếu thường xuyên.

Bước 5: Xử lý chế độ khi phát sinh

Khi người lao động nghỉ ốm, thai sản hoặc phát sinh trường hợp thuộc chế độ bảo hiểm, hồ sơ cần được kiểm tra theo đúng loại chế độ và chứng từ tương ứng.

Bước 6: Báo cáo và cảnh báo cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp được cập nhật tình trạng hồ sơ, các biến động cần xử lý và những điểm có nguy cơ sai lệch để chủ động điều chỉnh.

Chưa biết doanh nghiệp mình đang xử lý BHXH đúng chưa?

Bạn có thể cung cấp thông tin về số lượng lao động, loại hợp đồng, cách tính lương và tình trạng tham gia hiện nay. Việc kiểm tra sớm giúp phát hiện sai lệch trước khi vấn đề kéo dài và trở nên phức tạp hơn.

6 SAI LẦM BHXH PHỔ BIẾN MÀ DOANH NGHIỆP THƯỜNG KHÔNG BIẾT MÌNH ĐANG MẮC

1. Không đăng ký BHXH khi người lao động đã thuộc diện tham gia

Tình huống: Doanh nghiệp mới thành lập tuyển nhân viên nhưng cho rằng “đợi công ty ổn định rồi mới đóng”.

Hệ quả: Nghĩa vụ BHXH không mất đi chỉ vì doanh nghiệp chưa thực hiện thủ tục. Khoảng thời gian chưa đóng có thể phải được xử lý theo quy định về truy đóng, chậm đóng hoặc trốn đóng tùy tính chất vụ việc. Người lao động đồng thời có thể bị ảnh hưởng đến quá trình ghi nhận thời gian tham gia và giải quyết chế độ.

Cách khắc phục: Ngay khi tuyển dụng, doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng tham gia của từng người và xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ.

2. Chỉ đóng BHXH trên “lương cơ bản”

Tình huống: Hợp đồng thể hiện mức lương 8 triệu đồng, nhưng người lao động thực tế được hưởng thêm một số khoản phụ cấp hoặc khoản bổ sung cố định, thường xuyên.

Hệ quả: Nếu doanh nghiệp xác định sai căn cứ đóng, số tiền đóng có thể thấp hơn nghĩa vụ thực tế.

Cách khắc phục: Không chỉ nhìn vào dòng “mức lương”. Cần phân loại từng khoản theo quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

3. Quên báo tăng hoặc báo giảm lao động

Tình huống: Nhân viên bắt đầu làm việc nhưng chưa được báo tăng; nhân viên nghỉ việc nhưng doanh nghiệp vẫn để trên danh sách tham gia.

Hệ quả: Dữ liệu nhân sự và dữ liệu bảo hiểm không khớp, dẫn đến phát sinh nghĩa vụ đóng hoặc gây khó khăn khi xử lý hồ sơ cho người lao động.

Cách khắc phục: Thiết lập quy trình liên kết giữa HR – kế toán – người phụ trách BHXH. Mỗi quyết định tuyển dụng, nghỉ việc hoặc thay đổi lương phải có bước kiểm tra nghĩa vụ bảo hiểm.

4. Không hoàn tất thủ tục BHXH khi nhân viên nghỉ việc

Tình huống: Nhân viên nghỉ việc nhưng doanh nghiệp chỉ thanh toán lương, chưa hoàn tất việc xác nhận quá trình đóng.

Hệ quả: Người lao động có thể gặp khó khăn khi chuyển sang đơn vị mới hoặc thực hiện các thủ tục hưởng chế độ.

Theo Bộ luật Lao động 2019, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại giấy tờ liên quan theo quy định. Thời hạn thanh toán và thực hiện các nghĩa vụ liên quan về nguyên tắc là 14 ngày làm việc, một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Cách khắc phục: Ngay khi có quyết định nghỉ việc, đưa thủ tục BHXH vào checklist bắt buộc.

5. Nhầm lẫn giữa hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động

Tình huống: Doanh nghiệp nghĩ rằng cứ ghi “thử việc” thì người lao động không phải tham gia BHXH.

Hệ quả: Nếu không xem xét đúng hình thức hợp đồng và bản chất quan hệ làm việc, doanh nghiệp có thể xác định sai đối tượng tham gia.

Pháp luật lao động cho phép thỏa thuận thử việc trong hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng thử việc riêng. Với hợp đồng thử việc, việc tham gia BHXH bắt buộc không được xác định chỉ dựa vào việc người đó đang “đi làm thử”; cần đối chiếu hình thức và nội dung quan hệ lao động cụ thể.

Cách khắc phục: Kiểm tra hợp đồng trước khi quyết định có báo tăng BHXH hay không, đặc biệt với trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động ngay từ đầu nhưng có điều khoản thử việc.

6. Không xử lý hồ sơ ốm đau, thai sản đúng quy trình

Tình huống: Người lao động nghỉ thai sản nhưng doanh nghiệp không kiểm tra hồ sơ, không lập thủ tục hoặc để hồ sơ tồn đọng.

Hệ quả: Việc giải quyết quyền lợi của người lao động có thể bị chậm hoặc phải bổ sung hồ sơ.

Cách khắc phục: Khi phát sinh chế độ, cần lập checklist riêng cho từng trường hợp, kiểm tra chứng từ trước khi nộp và theo dõi tình trạng giải quyết đến khi hoàn tất.

NẾU KHÔNG ĐÓNG BHXH HOẶC ĐÓNG SAI — DOANH NGHIỆP PHẢI ĐỐI MẶT VỚI ĐIỀU GÌ?

Rủi ro BHXH không chỉ nằm ở một khoản tiền phải đóng bổ sung.

Tùy hành vi, thời gian, mức độ và hoàn cảnh cụ thể, doanh nghiệp có thể phải đối diện với:

Xử lý vi phạm hành chính

Các hành vi vi phạm về BHXH, BHTN có thể bị xử lý theo quy định pháp luật hiện hành. Mức xử lý phụ thuộc vào hành vi và tình tiết cụ thể.

Đặc biệt, Nghị định số 283/2026/NĐ-CP đã được ban hành nhưng đến thời điểm biên soạn bài viết này chưa có hiệu lực, dự kiến có hiệu lực từ 10/09/2026. Vì vậy, doanh nghiệp cần áp dụng đúng văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh và xử lý vụ việc.

Truy đóng và xử lý tiền chậm đóng

Doanh nghiệp có thể phải thực hiện nghĩa vụ truy đóng/chậm đóng theo quy định hiện hành. Luật BHXH 2024 và Nghị định 274/2025/NĐ-CP đã có cơ chế riêng đối với hành vi chậm đóng, trốn đóng.

Ảnh hưởng quyền lợi người lao động

Đây thường là rủi ro nghiêm trọng nhất.

Nếu dữ liệu đóng không đầy đủ hoặc doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ, người lao động có thể gặp vướng mắc khi cần giải quyết các chế độ bảo hiểm.

Đối với BHTN, Luật Việc làm năm 2025 cũng quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc hoàn tất nghĩa vụ đóng để bảo đảm việc giải quyết quyền lợi cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng.

Tranh chấp và khiếu nại

Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ. Khi tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp không chỉ phải xử lý hồ sơ bảo hiểm mà còn có thể phải giải trình quá trình tuyển dụng, hợp đồng, bảng lương, phụ cấp và quá trình đóng.

Ảnh hưởng uy tín tuyển dụng

Một doanh nghiệp có quy trình BHXH thiếu minh bạch dễ mất điểm với người lao động, đặc biệt khi tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm hoặc các vị trí quản lý.

TẠI SAO DOANH NGHIỆP NÊN GIAO BHXH CHO ĐƠN VỊ CHUYÊN MÔN THAY VÌ TỰ LÀM?

Tự thực hiện BHXH không phải lúc nào cũng là lựa chọn sai. Với doanh nghiệp rất nhỏ, ít lao động, nhân sự ổn định và có người phụ trách được đào tạo bài bản, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự quản lý. Vấn đề nằm ở chỗ: BHXH không phải một thủ tục chỉ làm một lần.

Doanh nghiệp phải liên tục theo dõi:

• Nhân viên mới.
• Nhân viên nghỉ việc.
• Thay đổi tiền lương.
• Thay đổi hợp đồng.
• Nghỉ ốm đau.
• Thai sản.
• Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
• Thay đổi thông tin cá nhân.
• Thay đổi chính sách pháp luật.
• Các trường hợp đặc thù về đối tượng tham gia.

Đặc biệt, từ 2025–2026, hệ thống pháp luật đã có nhiều thay đổi đáng kể: Luật BHXH 2024 có hiệu lực từ 01/07/2025, Luật Việc làm 2025 có hiệu lực từ 01/01/2026, đồng thời có các nghị định mới hướng dẫn BHXH, BHYT và chậm đóng.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp không có nhân sự chuyên trách, việc thuê đơn vị chuyên môn có thể giúp giảm đáng kể rủi ro vận hành.

Không phải vì doanh nghiệp “không thể tự làm”, mà vì chi phí của một sai sót kéo dài đôi khi lớn hơn nhiều so với chi phí thuê người có chuyên môn xử lý ngay từ đầu.

VÌ SAO CHỌN KẾ TOÁN SAO VIỆT XỬ LÝ BHXH CHO DOANH NGHIỆP?

BHXH nằm ở giao điểm giữa kế toán – nhân sự – tiền lương – pháp luật lao động. Vì vậy, người xử lý không chỉ cần biết cách lập hồ sơ mà còn phải hiểu mối liên hệ giữa hợp đồng lao động, bảng lương và nghĩa vụ bảo hiểm.

Kinh nghiệm xử lý hồ sơ doanh nghiệp

Kế toán Sao Việt hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc liên quan đến đăng ký, báo tăng – giảm, điều chỉnh thông tin, theo dõi đóng và xử lý hồ sơ chế độ.

Kiểm tra trước khi thực hiện

• Đối tượng.
• Hợp đồng.
• Tiền lương.
• Thời điểm phát sinh nghĩa vụ.
• Biến động nhân sự.
• Hồ sơ liên quan.

Bảo mật thông tin lao động

Thông tin về tiền lương, mã số BHXH, hồ sơ cá nhân, thai sản, nghỉ ốm và các dữ liệu nhân sự đều là thông tin cần được quản lý chặt chẽ.

Kế toán Sao Việt cam kết bảo mật dữ liệu doanh nghiệp và thông tin người lao động trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Hỗ trợ khi có vướng mắc

Khi hồ sơ phát sinh yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hoặc doanh nghiệp cần giải trình, Sao Việt hỗ trợ doanh nghiệp rà soát lại hồ sơ và phối hợp xử lý theo phạm vi dịch vụ.

CHI PHÍ DỊCH VỤ BHXH DOANH NGHIỆP

Không có một mức phí cố định áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Chi phí dịch vụ thường phụ thuộc vào:

• Số lượng người lao động.
• Doanh nghiệp đã đăng ký BHXH hay chưa.
• Số lượng lao động biến động mỗi tháng.
• Tình trạng hồ sơ hiện tại.
• Số lượng hồ sơ chế độ phát sinh.
• Có cần rà soát BHXH các kỳ trước hay không.
• Có hồ sơ truy đóng, điều chỉnh hoặc xử lý tồn đọng hay không.

Doanh nghiệp mới thành lập

Thường tập trung vào: Đăng ký tham gia → báo tăng lao động → thiết lập quy trình theo dõi hàng tháng.

Doanh nghiệp đang hoạt động

Có thể cần: Rà soát dữ liệu → chuẩn hóa tiền lương → báo tăng/giảm → theo dõi đóng → xử lý chế độ.

Doanh nghiệp đang có sai sót

Cần khảo sát riêng trước khi báo giá: Rà soát → xác định vấn đề → lập phương án xử lý → thực hiện hồ sơ điều chỉnh/truy đóng nếu cần.

FAQ — CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ BHXH DOANH NGHIỆP

1. Doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký BHXH khi nào?

Khi doanh nghiệp sử dụng người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục theo quy định. Hướng dẫn thủ tục hiện hành quy định người sử dụng lao động kê khai, nộp hồ sơ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Không nên hiểu rằng doanh nghiệp được quyền chờ đến khi có doanh thu hoặc hoạt động ổn định mới đăng ký.

---

2. Nhân viên thử việc có phải đóng BHXH không?

Không nên trả lời chỉ bằng từ “có” hoặc “không”.

Nếu hai bên ký hợp đồng thử việc riêng, cần đối chiếu quy định về đối tượng tham gia BHXH. Nếu thử việc được thỏa thuận ngay trong hợp đồng lao động thuộc diện tham gia, doanh nghiệp cần xem xét nghĩa vụ BHXH từ chính hợp đồng đó.

---

3. Chủ doanh nghiệp có phải đóng BHXH không?

Có thể có.

Luật BHXH 2024 đã mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc đối với một số người quản lý doanh nghiệp, bao gồm cả trường hợp không hưởng tiền lương theo điều kiện luật định. Vì vậy, cần xác định chức danh và tình trạng cụ thể thay vì mặc định “chủ công ty thì không phải đóng”.

---

4. Doanh nghiệp có được chỉ đóng BHXH trên lương cơ bản không?

Không phải trường hợp nào cũng được.

Đối với lao động hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, căn cứ đóng có thể bao gồm mức lương theo công việc/chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác đáp ứng điều kiện theo pháp luật.

---

5. Nhân viên nghỉ thai sản thì doanh nghiệp phải làm gì?

Doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan đến quá trình nghỉ thai sản, hồ sơ hưởng chế độ và cập nhật tình trạng tham gia bảo hiểm theo quy định. Hồ sơ cần được kiểm tra dựa trên từng trường hợp cụ thể.

---

6. Nhân viên nghỉ việc thì bao lâu phải chốt sổ BHXH?

Theo Bộ luật Lao động 2019, khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và thực hiện các nghĩa vụ liên quan trong thời hạn theo quy định; nguyên tắc chung là 14 ngày làm việc, một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

---

7. Chậm đóng BHXH có phải đóng thêm tiền không?

Có thể phát sinh nghĩa vụ tài chính liên quan đến chậm đóng theo quy định hiện hành. Việc xác định cụ thể phải căn cứ thời gian, số tiền và hành vi của doanh nghiệp.

Nghị định số 274/2025/NĐ-CP hiện quy định chi tiết cơ chế xử lý chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc và BHTN.

---

8. BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện khác nhau thế nào?

BHXH bắt buộc áp dụng đối với các nhóm thuộc diện pháp luật quy định và gắn với trách nhiệm đóng của người lao động, người sử dụng lao động trong những trường hợp tương ứng.

BHXH tự nguyện dành cho người không thuộc diện BHXH bắt buộc và đáp ứng điều kiện tham gia theo pháp luật. Hai hình thức có phạm vi đối tượng, cách đóng và chế độ hưởng khác nhau.

---

9. Người lao động làm việc không trọn thời gian có phải đóng BHXH không?

Có thể phải đóng nếu đáp ứng điều kiện thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo Luật BHXH 2024. Doanh nghiệp cần kiểm tra tiền lương và điều kiện cụ thể thay vì mặc định lao động bán thời gian là không phải đóng.

---

10. Doanh nghiệp có cần đóng BHTN cùng BHXH không?

Nếu người lao động thuộc diện tham gia BHTN thì doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ BHTN theo Luật Việc làm hiện hành. Luật Việc làm 2025 đã mở rộng đối tượng tham gia BHTN và có hiệu lực từ 01/01/2026.

---

11. BHYT của người lao động được đóng như thế nào?

Đối với nhóm lao động thuộc diện doanh nghiệp và người lao động cùng đóng, mức đóng BHYT phổ biến là 4,5% tiền lương tháng làm căn cứ, trong đó người lao động đóng 1,5% và doanh nghiệp đóng 3%, theo quy định hiện hành và các trường hợp áp dụng tương ứng.

---

12. Doanh nghiệp đang đóng BHXH sai từ nhiều năm trước thì có thể sửa không?

Có thể phải rà soát và xử lý theo quy định về truy đóng, chậm đóng, điều chỉnh dữ liệu hoặc hồ sơ liên quan tùy trường hợp.

Doanh nghiệp nên kiểm tra càng sớm càng tốt thay vì tiếp tục thực hiện theo cách cũ. Hồ sơ càng kéo dài, việc đối chiếu hợp đồng, bảng lương và dữ liệu bảo hiểm càng phức tạp.

DOANH NGHIỆP NÊN BẮT ĐẦU KIỂM TRA BHXH TỪ ĐÂU?

Nếu doanh nghiệp chưa từng đăng ký BHXH, hãy bắt đầu từ danh sách người lao động và hợp đồng lao động.

Nếu doanh nghiệp đang đóng BHXH, hãy kiểm tra tiếp:

• Danh sách lao động thực tế có khớp dữ liệu BHXH không?
• Nhân viên mới đã được báo tăng đầy đủ chưa?
• Nhân viên nghỉ việc đã được báo giảm và hoàn tất thủ tục chưa?
• Mức lương đóng có phù hợp với hồ sơ tiền lương không?
• Các khoản phụ cấp, bổ sung đã được phân loại đúng chưa?
• Có hồ sơ ốm đau, thai sản hoặc tai nạn lao động đang tồn đọng không?
• Nghĩa vụ BHTN đã được kiểm tra theo quy định mới chưa?
• Doanh nghiệp có đang tồn tại khoản chậm đóng hoặc sai lệch dữ liệu nào không?

Một lần rà soát đúng có thể giúp doanh nghiệp nhìn thấy những vấn đề mà việc “đóng bảo hiểm hàng tháng cho đủ” không thể phát hiện.

BHXH KHÔNG CHỈ LÀ NGHĨA VỤ PHÁP LÝ

BHXH không đơn thuần là một khoản chi phí hàng tháng của doanh nghiệp.Đó là một phần trong cam kết giữa doanh nghiệp và người lao động.

Đóng đúng giúp người lao động được ghi nhận quá trình tham gia và có cơ sở tiếp cận các chế độ bảo hiểm khi đủ điều kiện. Làm đúng giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ truy đóng, xử lý vi phạm, khiếu nại và tranh chấp.

Đặc biệt với doanh nghiệp mới thành lập, việc thiết lập quy trình BHXH ngay từ đầu thường đơn giản hơn nhiều so với việc sửa một hệ thống đã sai trong nhiều tháng hoặc nhiều năm.

Nếu doanh nghiệp đang tự làm BHXH nhưng không chắc mình đã xác định đúng đối tượng, căn cứ đóng hoặc quy trình báo tăng – giảm, đừng đợi đến khi phát sinh tranh chấp mới kiểm tra.

Nội dung bài viết được cập nhật theo quy định pháp luật đến thời điểm biên soạn. Do chính sách thay đổi thường xuyên, vui lòng liên hệ Kế toán Sao Việt để được tư vấn chính xác theo quy định mới nhất áp dụng cho trường hợp cụ thể của bạn.