Liệu công ty dùng nhiều con dấu hình dạng khác nhau được không?

Con dấu là vật bất ly thân và hết sức quan trọng với mỗi một doanh nghiệp. Tuy nhiên nhiều người không hiểu đúng hoặc hiểu kỹ về các nguyên tắc con dấu trong pháp luật Việt Nam. Một trong những câu hỏi phổ biến là công ty dùng nhiều con dấu hình dạng khác nhau được không? Hãy cùng Kế toán Sao Việt tìm hiểu vấn đề này nhé!

Con dấu là gì? Công ty có dùng các con dấu hình dạng khác nhau không?

Trước hết, có thể hiểu một cách đơn giản rằng con dấu công ty có chức năng giống như dấu vân tay của con người vậy. Con dấu là dấu hiệu nhận biết của mỗi một doanh nghiệp, là sự phân biệt giữa cá nhân và tổ chức này với cá nhân và tổ chức khác.

Đây là cách khẳng định dấu ấn và phong cách riêng biệt của doanh nghiệp với người tiêu dùng và thị trường đơn giản nhất, rõ ràng nhất và chính xác cao nhất. Công chúng cũng thường có thói quen nhận biết các thương hiệu và các nhãn hàng thông qua con dấu đặc trưng của mỗi doanh nghiệp.

Cụ thể hơn, con dấu được dùng trong hai trường hợp sau đây:

• Dùng khi chứng thực văn bản: Các giấy tờ, hợp đồng, các chứng từ hay hóa đơn chỉ có hiệu lực khi có chữ ký của người có thẩm quyền trách nhiệm hoặc có dấu đóng từ con dấu của công ty. Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp có quá nhiều văn bản giấy tờ thì việc chứng thực bằng chữ kí gây lãng phí rất nhiều thời gian và công sức.

Con dấu hình tròn của công ty TNHH

Đó chính là lý do vì sao xu hướng những năm gần đây con dấu được sử dụng tương đối phổ biến.

• Khẳng định sự uy tín và tin cậy của văn bản: tất cả các loại giấy tờ có con dấu của doanh nghiệp, công ty hay của cá nhân người sản xuất sẽ mang lại hiệu quả tinh thần rất cao, là bằng chứng quan trọng thể hiện sự chính xác và độ thật của văn bản đó.

Nhờ vậy mà mọi công việc cũng được thực hiện đơn giản, trơn tru và hiệu   quả hơn.

Liệu công ty dùng nhiều con dấu hình dạng khác nhau được không?

Xét về hình dạng của con dấu

Về sự phát triển của các loại con dấu thì được chia ra làm hai thời kỳ, lấy mốc phân chia là Luật Doanh nghiệp năm 2014. Trước khi luật này được thông qua và có hiệu lực, việc khắc và sử dụng con dấu được quy định hết sức khó khăn và ngặt nghèo từ hình thức đến nội dung.

Theo đó, các công ty và doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng dấu ấn có hình tròn, vậy nên có thể hiểu là các văn bản có hiệu lực pháp lý khi chúng được đóng dấu tròn. Và mẫu con dấu tròn cũng phải tuân theo các quy định được hướng dẫn tại các văn bản kèm theo thì mới được công nhận.

Quy định này gây không ít khó khăn không chỉ cho các doanh nghiệp, công ty mà còn cho cả cơ quan nhà nước và người tiêu dùng khi theo dõi, nhận biết và trao đổi thương mại.

Song từ sau khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực thì rắc rối này đã được cải thiện triệt để. Các công ty và doanh nghiệp được quyền tự do quyết định hình dáng con dấu của công ty mình, chỉ cần đảm bảo đủ các nội dung về tên doanh nghiệp và mã số thuế của doanh nghiệp trên con dấu.

Con dấu hình vuông của doanh nghiệp

Sự thay đổi này không chỉ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp được thỏa sức sáng tạo và chủ động thiết kế con dấu – bản ngã công ty nhằm tạo nên nét độc đáo mà còn giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, không cần thiết cho các cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Qua đó, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho cả hai bên. Bên cạnh đó, người tiêu dùng cũng có thể dễ dàng phân biệt các doanh nghiệp hơn, tăng độ nhận biết công chúng cho thương hiệu và nhãn hàng trên thị trường.

Như vậy, có thể thấy các công ty có thể dùng con dấu dưới nhiều hình dạng khác nhau.

Xét về số lượng con dấu

Tương tự như với hình dạng của con dấu, số lượng con dấu cũng đã có sự thay đổi căn cứ theo sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp năm 2014. Từ việc mỗi doanh nghiệp chỉ được dùng duy nhất một con dấu sang mỗi doanh nghiệp có thể dùng nhiều con dấu, bắt đầu được thực hiện từ năm 2015 trở đi.

Như vậy, việc doanh nghiệp có quyền tự do quyết định số lượng con dấu khiến các thủ tục hành chính không chỉ của doanh nghiệp mà còn của cơ quan chức năng có thẩm quyền dễ dàng hơn. Nếu chỉ có một con dấu, doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ trong việc giữ gìn nó.

Con dấu hình tròn của doanh nghiệp

Bởi nếu đánh mất, chỉ còn một con đường duy nhất là làm hồ sơ xin được cấp lại, và đương nhiên thủ tục hành chính khó khăn cùng với việc chờ đợi để được cấp lại sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến các hoạt động sản xuất cũng như kinh doanh, trao đổi thương mại của công ty đó.