Một số lưu ý khi chọn trụ sở chính công ty

Trụ sở chính của một doanh nghiệp không chỉ là bộ mặt của doanh nghiệp mà còn là cách thức, là cầu nối liên lạc giữa doanh nghiệp với các cơ quan chức năng có thẩm quyền, giữa doanh nghiệp với khách hàng. Tuy nhiên, không phải muốn đặt trụ sở ở đâu cũng được, bởi nhà nước quy định tương đối khắt khe về vấn đề này. Do đó, nếu không am hiểu thì rất dễ đặt trụ sở sai quy định, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên, kế toán Sao Việt chia sẻ ở bài viết dưới đây một số lưu ý khi chọn trụ sở chính công ty.

1. Một số lưu ý khi chọn trụ sở chính công ty

1.1. Về phương diện đơn vị hành chính

Căn cứ theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2014, một trụ sở chính của công ty hay doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn cần phải đảm bảo nó là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam. Song không phải địa điểm nào cũng được chấp thuận.

Địa chỉ phải cực kì cụ thể và được xác định có tồn tại bao gồm số nhà, số ngách, hẻm, phố, đường, quận, thành phố hoặc tỉnh thành có kèm theo số điện thoại, số fax và hòm thư điện tử (nếu có).

Nếu không có số nhà cụ thể thì địa chỉ của trụ sở chính của doanh nghiệp cần được quy đổi thành các đơn vị hành chính cấp tương đương, ví dụ như thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh…

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ liên hệ trực tiếp với các doanh nghiệp thông qua địa chỉ của trụ sở chính đã được đăng ký trước đó. Do vậy nếu địa chỉ của trụ sở chính không rõ ràng, thậm chí có trường hợp doanh nghiệp dùng địa chỉ ảo, địa chỉ giả thì chắc chắn sẽ xảy ra tình trạng giấy tờ và công văn bị thất lạc, ảnh hưởng nghiêm trọng tới doanh nghiệp.

Rất nhiều người băn khoăn rằng liệu trụ sở chính của công ty có được đặt tại các chung cư hay không. Điều này tùy thuộc vào mục đích sử dụng của chung cư đó là gì. Cụ thể, Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định các doanh nghiệp không được đặt trụ sở của mình tại các khu chung cư không có giá trị thương mại – nghĩa là các khu chung cư chỉ dùng để ở.

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực bất động sản, khái niệm chung cư đã được mở rộng thêm rất nhiều. Chung cư không chỉ dùng để cho dân ở mà còn được sử dụng để cho các văn phòng hay các trung tâm, các công ty nhỏ thuê làm trụ sở. Kiểu chung cư như thế này được xây dựng phục vụ cho mục đích sử dụng hỗn hợp, vừa ở vừa kinh doanh.

Và khái niệm nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp được pháp luật thừa nhận tại Khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở năm 2014. Căn cứ theo cơ sở pháp lý này, các cá nhân và tổ chức lấy địa chỉ nhà thuộc khu chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp để làm trụ sở chính của doanh nghiệp mình.

Song trong trường hợp này, các doanh nghiệp cần chứng minh được nhà chung cư mà mình sử dụng làm trụ sở thuộc loại nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp và được Phòng đăng ký kinh doanh chấp thuận thì mới có hiệu lực trước pháp luật.

1.2. Về phương diện ngành kinh doanh

Nói một cách dễ hiểu là trụ sở kinh doanh phải phù hợp với nghề kinh doanh, phải đảm bảo được đầy đủ các đặc thù của lĩnh vực đó theo quy định của pháp luật. Ví dụ, nếu doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực chế biến thủy sản thì doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính có dây chuyền chế biến tại khu chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp hoặc các khu trung tâm thành phố, tập trung dân cư đông đúc.

1.3. Về mức phạt nếu vi phạm quy định

Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp năm 2014, các trường hợp doanh nghiệp, công ty vi phạm quy định về đặt trụ sở hành chính thì sẽ bị xử phạt hành chính. Tất cả các doanh nghiệp vi phạm đều bị thu hồi giấy phép đăng ký kinh doanh và buộc phải làm thủ tục hành chính xin cấp lại từ đầu.

Tùy theo mức độ của hành vi mà áp dụng các mức phạt khác nhau, tối thiểu là 1.000.000 đồng và tối đa là 5.000.000 đồng.

Cụ thể với các hành vi như sau:

• Đăng ký trụ sở kinh doanh không thể xác định, không thuộc lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ ảo
• Đăng ký trụ sở kinh doanh tại khu chung cư chỉ dùng cho mục đích để ở
• Đăng ký trụ sở kinh doanh không phù hợp với các ngành nghề có tính chất đặc thù được pháp luật quy định trong Luật Doanh nghiệp năm 2014.

2. Kế toán Sao Việt - địa chỉ tư vấn cọn trụ sở chính công ty

Có thể thấy, việc chọn trụ sở chính cho công ty là một việc đóng vai trò quan trong việc phát triển của công ty sau nay. Tuy nhiên, để hiểu rõ được các tiêu chí để chọn cho mình một trụ sở thích hợp là điều không phải ai cũng làm được. Đây là lúc bạn cần đến những người "bạn" hỗ trợ mình có được sự lựa chọn đúng đắn nhất.

Kế toán Sao Việt là sự gợi ý hoàn hảo dành cho bạn. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệp, chắc chắc sẽ mang đến cho bạn những lời tư vấn tốt nhất 

Kế toán Sao Việt cung cấp dịch vụ hỗ trợ tư vấn, giải đáp thắc mắc và đăng ký trụ sở kinh doanh nhằm cung cấp cho khách hàng một số lưu ý khi chọn trụ sở chính công ty.